Personvernerklæring Lillestrøm Tennisklubb
Opprettet 25.februar 2019
Denne personvernerklæringen er ment å gi informasjon om hvordan og hvorfor Lillestrøm Tennisklubb, heretter LTK, samler inn og behandler dine personopplysninger. Denne personvernerklæringen retter seg mot medlemmer, herunder mindreårige medlemmers foresatte og frivillige (herunder tillitsvalgte, trenere, og andre frivillige). LTK, ved styreleder, er behandlingsansvarlig for opplysninger som samles inn og behandles av idrettslaget.
Personvernerklæringen som følger inneholder informasjon du har krav på når det samles inn personopplysninger gjennom idrettslaget, og generell informasjon om hvordan vi behandler dine personopplysninger.
Dine personopplysninger behandles i overensstemmelse med det til enhver tid gjeldende personvernregelverk.
1.Vår bruk av personopplysninger
Idrettslaget samler inn og behandler personopplysninger for å administrere idretten. Våre plikter overfor medlemmer og frivillige er å oppfylle de krav som stilles til oss som ansvarlig for behandling av personopplysninger. Personopplysninger vi behandler hentes i all hovedsak fra den registrerte selv.
Behandling av personopplysninger gjøres i forbindelse med innmelding i LTK og påmelding til kurs og andre aktiviteter, for eksempel turneringer og i forbindelse med fakturering og booking av baner.
2.Utlevering av personopplysninger – overføring av personopplysninger til tredjepart
Dine personopplysninger behandles konfidensielt og det er bare de i LTK, som har et tjenstlig behov for å behandle personopplysningene, som vil ha tilgang til dem. Som hovedregel vil dine personopplysninger ikke deles med noen utenfor LTK. Opplysninger om deg vil lagres i idrettens sentrale database, hvor Norges Idrettsforbund (NIF)og dets organisasjonsledd har tilgang. Du kan selv administrere hvilke opplysninger som er tilgjengelige i databasen ved å logge deg inn på Min idrett. NIF er ansvarlig for personvern i denne forbindelse.
Personopplysninger kan bli tilgjengeliggjort for tredjepart som hjelper oss med å drifte idrettslaget, for eksempel den tekniske driften av våre IT- og regnskapssystemer. Når tredjeparter gis tilgang til personopplysninger på denne måten, inngås databehandleravtaler slik at vi sikrer at tredjepartene overholder våre krav til behandling av personopplysninger og gjeldende lovgivning.
LTK selger ikke personopplysninger til en tredjepart, og vi videreformidler heller ikke denne informasjonen. Utenforstående kan kun få tilgang til denne informasjonen dersom de skal gjennomføre bestemte tjenester for oss. LTK er ansvarlig for personopplysninger som beskrevet overfor.
Andre fagsystemer vi bruker, og hvor dine personopplysninger blir lagret: Matchi, Sendregning.no, LTKs revisor, LTKs trener.
Vi bruker lukket gruppe på Facebook for å kommunisere med våre medlemmer.
Du kan alltid føle deg trygg når du oppgir dine personopplysninger til oss.
3. Hvilke personopplysninger behandler vi?
Vi behandler kun personopplysninger som er nødvendige for å administrere medlemskap eller frivillighet i LTK
Opplysninger vi registrerer er: Navn, fødselsdato, telefonnummer e-postadresse, postadresse, kjønn, familietilknytninger, om politiattest er fremvist (gjelder for trenere), om medlems-/treningsavgift er betalt, og tilknytning til konkurranse og aktivitet. I forbindelse med arrangementer der det blir servert mat, kan vi samle inn opplysninger om allergier og matpreferanser.
Registrering av disse opplysningene er en forutsetning for deltakelse i aktiviteter og for medlemskap.
4. Grunnlag for behandlingen
Det rettslige grunnlaget for behandlingen av personopplysninger i LTK er først og fremst medlemsavtalen, men vi henter også inn ditt samtykke for noen av våre behandlinger, eksempelvis ved bildebruk på Facebook eller vår hjemmeside. LTK praktiserer muntlig samtykke ved bildebruk.
5. Lagring av personopplysningene og sletting
Lagring av opplysninger som idretten har ansvar for (se punkt 2) håndteres av NIF på vegene av idretten. Ytterligere informasjon om dette finnes i personvernerklæringen på www.nif.no
LTK sletter dine personopplysninger uten ugrunnet opphold når de ikke lenger er nødvendig for formålet de ble samlet inn for.
6. dine rettigheter som registrert
Som registrert har du flere rettigheter knyttet til vår behandling av dine personopplysninger. Her får du informasjon om hvilke disse er og hvordan du kan utøve disse rettighetene overfor LTK i forbindelse med behandling av dine personopplysninger.
Innsyn: du kan sende oss en forespørsel om innsyn i vår behandling av dine personopplysninger. I de fleste tilfeller vil opplysningene vi har lagret være slik som de vises ved innlogging på Min idrett.
Retting: dersom du mener opplysningene vi har lagret om deg ikke er riktige, eksempel e-postadresse eller verv) kan du når som helst be om at vi retter dette. Du kan også foreta rettinger selv på Min idrett.
Protestere: dersom du ikke ønsker at vi skal behandle dine personopplysninger, kan du protestere mot behandlingen.
Sletting: dersom du protesterer mot behandlingen av dine personopplysninger, vil informasjon som vi har lagret om deg blir slettet under den forutsetning at vi ikke har annet grunnlag for å beholde disse.
Rett til å klage til tilsynsmyndighet: Dersom du mener vår behandling av dine personopplysninger skulle være i strid med personvernforordningene, eller personvernregelverket for øvrig, har du rett til å klage på dette til Datatilsynet.
7. Endringer i vår personvernerklæring
Vi kan endre på personvernerklæringen fra tid til annen etter eget skjønn. Når vi endrer erklæringen, vil vi endre revisjonsdato øverst på denne siden, og en modifisert personvernerklæring har virkning fra denne datoen. Vi oppfordrer deg til å lese gjennom denne personvernerklæringen for informasjon om hvordan vi beskytter dine personopplysninger.